La Gestion Électronique des Documents pour un syndic de copropriété.
La loi ALUR impose d’importants changements pour les locataires, les propriétaires et pour le fonctionnement des copropriétés.
Entre autres mesures, elle rend obligatoire la mise à disposition d’un extranet pour les copropriétaires afin qu’ils aient accès facilement et rapidement aux documents liés au fonctionnement de la copropriété.
Afin de respecter ces nouvelles obligations, la dématérialisation devient une évidence et fera partie intégrante de l’évolution de votre métier. Vous devez dès lors maîtriser la Gestion Electronique des Documents (GED).
La GED pour le syndic de copropriété, qu’est-ce que c’est ?
La GED permet d’optimiser la gestion et l’exploitation de tous vos documents par des moyens électroniques. Numérisation, validation, diffusion, classement, archivage, etc., vous pourrez réaliser toutes ces opérations rapidement et ainsi consacrer plus de temps à vos autres missions.
Avantages et bénéfices de la GED.
Il existe de très nombreux avantages à la mise en place d’une GED au sein de votre copropriété :
- Un gain de temps : avec un système de classement informatisé vous aurez accès à vos documents d’un simple clic que ce soit pour les consulter ou pour diffuser une information auprès des copropriétaires,
- Une plus grande sécurité : tous vos documents sont conservés sur un serveur informatique et toutes vos données sont ainsi sécurisées,
- Un journal d’activité : sur le logiciel de GED seront enregistrés tous les événements liés à la copropriété, ce qui vous permettra d’obtenir par exemple, un audit d’activité pour prouver la Qualité de vos actions,
- Une réduction des coûts et des délais : grâce à un traitement et une circulation accélérées des documents, vous réduisez les délais et les coûts (plus d’impression papier et plus d’envoi via les services de La Poste)
- Un acte de développement durable : la mise en place d’une GED est un acte écoresponsable car il n’y a plus de copie papier des documents.
- Une plus grande satisfaction et implication des copropriétaires : parce qu’une GED procure une plus grande transparence. 75% d’entre eux (selon l’étude sur le logement de l’ANIL) affirment assister chaque année aux assemblées générales et aux réunions. La solution de Ged Espace Copieur permettra de tisser une relation de confiance perdue au fil des année
Pour bien comprendre la loi ALUR, nous vous suggérons cet article intéressant sur le site de la FNAIM