GED : la gestion dématérialisée des demandes de devis

Cas client : la gestion dématérialisée des demandes de devis

L’archivage de documents est une activité chronophage mais indispensable au bon fonctionnement des sociétés. Tous les collaborateurs ont besoin d’accéder quotidiennement à ces informations. Ainsi, un dossier mal classé peut affecter plusieurs services. Les problèmes liés à l’archivage papier, mis bout à bout, réduisent considérablement la productivité et la compétitivité de l’entreprise.

Avec ce cas client, nous allons voir les bénéfices de la mise en place d’un logiciel de gestion électronique des documents, plus communément appelé GED.

Contexte du cas client de l’automobile Club AssociationCas client : Automobile Club Association

L’automobile Club Association conseille et agit comme un porte-parole des automobilistes et des usagers de la route auprès des constructeurs, assurances ou pouvoirs publics. Leurs missions s’orientent autour de la défense des intérêts des usagers et l’amélioration de la sécurité routière.

Avant la mise en place d’une solution de gestion dématérialisée des documents, l’association recevait les demandes de devis d’assurance d’un véhicule des clients par e-mail, fax ou téléphone. Le dossier complet était imprimé puis scanné par un courtier  pour être envoyé aux assurances partenaires de l’association. En retour, elles fournissaient leurs propositions de devis au format pdf. Le courtier transmettait ensuite le devis au client avant de l’imprimer pour le ranger dans le dossier papier. Si jamais le client appelait le courtier, celui-ci devait d’abord retrouver le dossier puis rechercher les informations demandées.

Avant la mise en place d’une solution de GED,

L’association recevait les demandes de devis d’assurance d’un véhicule des clients par e-mail, fax ou téléphone. Le dossier complet était imprimé puis scanné par un courtier pour être envoyé aux assurances partenaires de l’association…

Les attentes du client

La perte de temps était considérable. Le premier objectif de l’association était donc d’améliorer la réactivité du service assurance en réduisant le temps de recherche documentaire mais aussi le risque d’égarement ou de dégradation d’un dossier. Le second objectif était d’améliorer, de ce fait, la qualité du service.

Le déménagement du siège a poussé l’association à opter pour la dématérialisation au regard de l’important volume d’archives papier à traiter.

Les bénéfices d’une gestion électronique des documents

La dématérialisation des demandes de devis a permis à l’automobile club association de :

  • Réduire le temps auparavant gaspillé en recherche documentaire.
  • Gagner en visibilité sur l’avancement des dossiers.
  • Améliorer la qualité du service et donc la satisfaction client.
  • Augmenter le nombre de contrats traités grâce à la hausse de la productivité.
  • Gain de place suite à la suppression du volume des archives papier.

 

Et après ?

Les avantages de la GED sont tels que l’Automobile Club Association veut étendre la solution GED au service comptabilité. L’association permet de participer gratuitement à un stage de récupération de points. La dématérialisation va aussi être appliquée pour classer les dossiers des stagiaires et ainsi, améliorer la productivité du département formation.

Votre entreprise ou association utilise toujours l’archivage papier ?
Vous souhaitez trouver une solution pour dématérialiser vos factures, devis et autres documents ?
Les techniciens d’Espace Copieur sont disponibles pour répondre à toutes vos questions concernant la solution de gestion électronique des documents qui vous convient.

 

Des éditeurs spécialisés

Pour vous proposer des solutions sécurisées et répondant précisément aux besoins des administrations, Espace Copieur, entreprise indépendante, a sélectionné les fabricants et éditeurs logiciels qui, au travers de leurs produits et services font référence dans leur métier respectif.

Docuged - Beaune

Therefor la solution GED de Canon qui équipe l’Automobile Club de France, Le Document Numérique et Eukles sont des éditeurs qui collaborent avec Espace Copieur depuis des années. Leurs solutions éprouvées équipent de plus en plus d’entreprises PME ou Grands Comptes, d’Administrations, d’Hôpitaux et la plupart des Mairies et Communautés de Communes de France.